Yöneticilerin 1:1 Toplantılarda Yaptığı 7 Yaygın Hata (Ve Bunlardan Nasıl Kaçı

1:1 toplantılar, ekip içinde güveni, hizalanmayı ve gelişimi desteklemek için güçlü bir araçtır. Ancak iyi niyetli yöneticiler bile bu toplantıların etkinliğini azaltan bazı yaygın hatalara düşebilir. İşte yöneticilerin 1:1’lerde en sık yaptığı hatalar ve bunlardan kaçınmak için uygulanabilir stratejiler:

1. Hazırlıksız Gelmek

Hata: Toplantıya net bir gündem veya mevcut önceliklere dair bir fikir olmadan gelmek. Bu, dağınık konuşmalara yol açarak zaman kaybına ve çalışanların değersiz hissetmesine neden olur.

Nasıl Kaçınılır:

Gündem Hazırlayın: Toplantı gündemini önceden birlikte oluşturun, her iki tarafın da konu eklemesine izin verin.
Hedefleri Gözden Geçirin: Toplantıdan önce ana hedefleri, ilerlemeyi ve önceki konuşma noktalarını tekrar gözden geçirin.
Ortak Araçlar Kullanın: Google Docs veya Notion gibi araçlar gündem oluşturmayı ve not almayı kolaylaştırır.

2. Toplantıyı Durum Güncellemesine Dönüştürmek

Hata: 1:1’leri görev güncellemeleri için kullanmak ve kişisel gelişim, zorluklar veya uzun vadeli hedeflere odaklanmamak.

Nasıl Kaçınılır:

Durum Güncellemelerini Ayırın: Durum güncellemeleri için ekip toplantılarını veya Asana gibi proje yönetim araçlarını kullanın.
Gelişime Odaklanın: “Bu çeyrekteki en büyük zorluğun neydi?” veya “Hangi becerilerini geliştirmek istersin?” gibi açık uçlu sorular sorun.

3. Toplantıları Atlamak veya Ertelemek

Hata: 1:1’leri sık sık iptal etmek veya ertelemek, bu görüşmelerin öncelikli olmadığı mesajını verir.

Nasıl Kaçınılır:

Önceden Planlayın: Yıl boyunca tüm 1:1’leri önceden planlayarak takvim çakışmalarını en aza indirin.
Zamana Saygı Gösterin: 1:1’leri kutsal kabul edin—yalnızca gerçekten gerekliyse yeniden planlayın.
Önemini Vurgulayın: Her toplantıya hazırlanarak ve aktif katılarak bağlılığınızı gösterin.

4. Sadece Sorunlara Odaklanmak

Hata: Tüm toplantıyı hatalar veya zorluklara ayırmak, çalışanları demotive edebilir.

Nasıl Kaçınılır:

Başarılarla Başlayın: Her toplantıya son zamanlardaki başarıları veya çabaları takdir ederek başlayın.
Geribildirimi Dengeleyin: Yapıcı eleştirileri, güçlü yönler ve başarıların tanınmasıyla dengeleyin.

5. Zor Konuşmalardan Kaçınmak

Hata: Performans sorunları veya kişiler arası çatışmalar gibi zorlu konulara girmekten çekinmek.

Nasıl Kaçınılır:

Empati Gösterin: Hassas konulara anlayışla yaklaşın ve çözüme odaklanın.
Net Olun: Geribildirimi yapıcı bir şekilde ifade edin, örneğin: “Son zamanlarda [belirli davranış] fark ettim. Bunu birlikte nasıl ele alabiliriz konuşalım.”
Psikolojik Güvenlik Yaratın: Çalışanların yargılanmadan zorlukları dile getirebileceği bir güven ortamı kurun.

6. Aktif Dinlememek

Hata: Aynı anda başka işler yapmak ya da konuşmayı tamamen yönlendirmek, çalışanların dinlenmediğini hissetmesine neden olur.

Nasıl Kaçınılır:

Dikkat Dağıtıcıları Ortadan Kaldırın: Telefonu bir kenara koyun, dizüstü bilgisayarı kapatın ve çalışanınıza tam dikkat verin.
Açıklayıcı Sorular Sorun: “Bunu biraz daha açabilir misin?” gibi sorularla daha derin bir diyalog teşvik edin.
Özetleyin ve Yansıtın: Ana noktaları tekrar ederek dinlediğinizi ve endişeleri anladığınızı gösterin.

7. Uzun Vadeli Gelişimi Göz Ardı Etmek

Hata: Yalnızca anlık görevler veya hedeflere odaklanmak, kariyer hedefleri ve kişisel gelişim konularını ihmal etmek.

Nasıl Kaçınılır:

Kariyer Hedeflerini Konuşun: “Bu yıl hangi becerileri geliştirmek istersin?” gibi soruları düzenli olarak sorun.
Fırsatlar Sunun: Çalışanların gelişimini destekleyecek kaynaklar veya sınırlarını zorlayacak görevler sağlayın.
İlerlemenin Takibini Yapın: Paylaşımlı belgeler gibi araçlarla uzun vadeli hedefleri düzenli olarak gözden geçirin ve güncelleyin.

1:1’leri Daha Etkili Hale Getirme

Tutarlılık Esastır: Düzenli ve zamanında yapılan 1:1’ler güven oluşturur, düşünme ve hizalanma için fırsatlar sunar. Ekip ihtiyaçlarına göre iki haftada bir veya aylık oturumlar planlayın.

Teknolojiden Yararlanın: Uzaktan yapılan 1:1’ler için Microsoft Teams veya Zoom gibi platformları, görev takibi için ise iş yönetim araçlarını kullanın.

Çalışan Katılımını Teşvik Edin: Gündeme konu eklemeleri için ekip üyelerini davet edin; böylece görüşme, onların ihtiyaç ve önceliklerine doğrudan hitap eder.

Takip Edin: Her toplantıdan sonra, önemli notları, alınan aksiyonları ve bir sonraki adımları içeren kısa bir özet gönderin; böylece süreci canlı tutarsınız.

Son Düşünceler: 1:1’lerinizi Güçlendirin

Bu yaygın hatalardan kaçınmak, 1:1’lerinizi anlamlı ve verimli görüşmelere dönüştürebilir; çalışan bağlılığını ve gelişimini destekler. Hazırlıklı olmak, aktif dinlemek ve hem kısa vadeli zorlukları hem de uzun vadeli hedefleri ele almak, güven ve iş birliği kültürü yaratmanızı sağlar.

Lumo İpucu: 1:1 becerilerinizi geliştirmek mi istiyorsunuz? Lumolead’in interaktif atölyeleri, liderlik etkinizi artırmak için uygulanabilir stratejiler sunar.